על עקרונות ניהול זמנים וקבלת החלטות

קבלת החלטות נשמעת כדבר שניתן לעשות בתוך שניות לכל החלטה. בפועל, בדרך כלל נדרש לא מעט זמן, בכדי לקבל החלטה טובה.

במקביל, נדרשת קבלת החלטות איכותית, בכדי להשיג התנהלות יום יומית יעילה. לכן, ניתן לומר שניהול זמן וקבלת החלטות הולכים יד ביד, מהיבטים רבים.

לשני הנושאים יש חשיבות רבה, גם למנהלים וגם לעובדים בדרגים שונים ולמעשה, גם בחיים האישיים. אלה עוד כמה נקודות מפתח, על הקשר שבין ניהול זמן לקבלת החלטות:

החשוב והדחוף

לגבי כל משימה שעולה על הפרק, חשוב להגדיר מבחינת ניהול זמן, עד כמה היא חשובה ודחופה מבחינתנו. הגדרה כזו תוכל לסייע לקבל החלטה טובה האם, מתי וכמה זמן להשקיע במשימה.

ניתן להקל על טיפול בכך, באמצעות מיקום המשימה באופן גרפי, במטריצה שמחולקת לארבעה רבעונים שונים. בציר אחד יהיו “חשוב” ו”לא חשוב” ובציר השני “דחוף” ו”לא דחוף”. כך ניתן למקם כל משימה ברבעון מתאים: חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא חשוב ודחוף, לא חשוב ולא דחוף.

גישה זו, התפרסמה בזכות משתמש מפורסם בה – הנשיא אייזנהאואר והיא גם נקראת על שמו.

אילוצים

מעבר ל”חשוב” ול”דחוף”, ניתן להגדיר חלק מהדברים שבהם מטפלים כ”אילוצים”, שבהם ניהול הזמן חייב להתחשב. מחד, ישנם אילוצים שוטפים, כמו לדוגמא העובדה שלא ניתן ולא כדאי לעבוד 24 שעות ביממה. משמע – הזמן הוא כשלעצמו אילוץ.

מאידך, ישנם אילוצים חד פעמיים שונים. לדוגמא: אם חייבים לשכור ציוד מסוים לקראת אירוע שמארגנים, מוטב להשקיע את הזמן בהיערכות לכך (כולל קבלת החלטות בנידון), בשלב מוקדם ככל הניתן. עוד דוגמא, הוא אירוע שבו חייבים להשתתף, במועד ובמקום מוגדר, למשך זמן מוגדר. ניהול הזמן יצטרך להתארגן סביב תכתיבים כאלה, שלא ניתן לבטל או לשנות.

פארטו

“עקרון פארטו” (כלל 80/20) הוא רעיון רחב למדי, שיש לו השלכות גם לניהול זמן וקבלת החלטות.

לפי עקרון זה, ניתן לומר למשל, שעיקר התועלת מנושא מסוים נמצא בדרך כלל רק ב-20% מאותו נושא. מבחינה כספית כדוגמא – מירב החזר ההשקעה (ROI) ייתקבל מחלק קטן מהמוצרים. משמע – את מירב הזמן שאנו מקדישים לקבלת החלטות, כדאי להשקיע בהחלטות לגבי הדברים המשמעותיים לנו ביותר. כך גם בכל הנוגע ללימוד, ניסוי, בירורים וכדומה, שנחוצים לנו לשם קבלת ההחלטות. חשוב להיות ער לגביהם ולהבדיל בין העיקר, לבין המשני והטפל.

כך, בזמן המוגבל שלרשותנו, נוכל להתעמק באופן האיכותי ביותר ולהגיע להחלטה הטובה ביותר. כמובן, בחיים ישנם כל הזמן שינויים בנסיבות, אשר מחייבים גם שינוי תכניות מתמיד.

הדבר נכון במיוחד כיום, כאשר אמצעי התקשורת האישית איתם עובדים הם כבר לא רק הטלפון ואולי הפקס, אלא גם כלי מסרים מידיים (כוואטסאפ), אימייל, רשתות חברתיות ועוד. בישראל המכורה לחדשות, ישנו גם העניין המתמיד ב”מה שקורה” בארץ ובעולם, דברים שלעתים קרובות גם משפיעים על סדר יומנו.

לשים נקודה

ניהול זמן יעיל, מצמצם הססנות בקבלת החלטות.

זאת, מאחר שיש החלטות מורכבות, שלגביהן ניתן להתעמק ולשקול אפשרויות עד אין סוף. נכון הדבר, שלעתים איכות קבלת ההחלטות נפגמת, בגלל שהזמן הוא משאב מוגבל.  אלא שבחיים האמיתיים, חשוב גם לדעת לשים נקודה ולהתקדם הלאה.

כמאמר נפוליאון בונפרטה, כל החלטה עדיפה על חוסר החלטה. יש אנשים, כולל מנהלים מנוסים, שהחלטיות לא באה להם בטבעיות או שאופיים הפרפקציוניסטי רק גורם להם להשקיע יותר מדי זמן בכיוונים מיותרים. במקרה כזה, עשוי לסייע אימון אישי ממקצועני קואצינג.

לא!

סוג החלטות חשוב במיוחד מבחינת ניהול זמן, הוא להחליט על הימנעות מעשיה של דבר כלשהו. אנשים עסוקים, חייבים ללמוד להגיד “לא!” החלטי מדי פעם, גם לעצמם וגם לסובבים אותם. לעצמם, לאור הנטייה לעשות עוד ועוד מטלות חדשות ולעשות “הכל עכשיו” ו”רק עוד משהו קטן”. לאחרים – מאחר שרק אתה יודע מה מצבך מבחינת עומס מטלות וניהול זמן ויכולת לקחת עוד משימה על כתפיך (ללא עיגול פינות). כמובן, “לא” יכול להיות “לא עכשיו” או “לא אני” (מנהלים בעיקר, צריכים להיות בעלי נכונות לבטוח באחרים ולהעביר להם חלק ממשימותיהם). גם זו עשויה להיות מיומנות נרכשת, במסגרת אימון מנהלים או לימודי אימון אישי.